Retningslinier for stævnedeltagelse på nationalt plan.

  1. OVERNATNING:
  • Til ikke-nationale mesterskaber benyttes altid den billigste overnatningsmulighed.
  • Til DM-hold benyttes fortrinsvist overnatningsmuligheder, hvor fællesskabet er i fokus, f.eks. en spejderhytte.
  • Til Danmarksmesterskaber kan der komme andre overnatningsmuligheder på tale af hensyn til svømmernes muligheder for at præstere optimalt til stævnet. Forespørgsel rettes til klubchefen. (Kun hvis der er svømmere med, som forventes at kunne komme i en finale.)
  • Så snart stævnekalenderen er klar, begynder teamlederen/klubchefen at reserve overnatning m.m., så vi kan få de billigste overnatningsmuligheder.
    Klubben lægger ud, hvis der er krav om forudbetaling.
  • Undersøg, om den arrangerende klub tilbyder overnatningsmulighed. I så fald prioriteres denne (Vi vil jo også gerne have, at de andre klubber benytter vores overnatningstilbud).
  1. DELTAGERE:
  • Træneren er ansvarlig for at deltagerlisten foreligger i god tid og hele tiden er opdateret og at forældrene er informerede om deltagelsen.
  • Kun de svømmere, som faktisk skal med til stævnet, må stå på deltagerlisten.
  • Som udgangspunkt deltager en tilmeldt svømmer alle stævnedagene, uanset antallet af starter for den pågældende svømmer.
  • Den endelige deltagerliste skal foreligge dagen inden klubbens stævnetilmelder skal tilmelde svømmerne til stævnet.
  • Den endelige deltagerliste danner udgangspunkt for budgettet.
  • Holdlederen laver budget ud fra den endelige deltagerliste og alle på denne liste opkræves egenbetaling.
  • Eftertilmeldte svømmere betaler samme egenbetaling som de ordinært tilmeldte svømmere, men kan kun forvente at køre med de andre, hvis der er plads i bilerne.
  1. BUDGET:
  • Holdlederen laver budget for stævnedeltagelsen, så klubben kan få et overblik over den samlede pris.
  • Budgetskabelonen på klubbens hjemmeside skal benyttes.
  • Budgettet skal være så præcist som muligt og indeholde alle de faktiske udgifter og indtægter.
  • Det endelige budget offentliggøres for deltagerne og sendes til kassereren senest 14 dage inden stævnestart og betalingen skal være gennemført inden stævnestart.
  • Navne på samtlige personer, der er af sted til stævnet, skal fremgå af det endelige budget.
  • Der laves budget for alle stævner på nær Fynsvøm-stævner og vores egne stævner.
     
  1. STÆVNEKURV:
  • Klubben refunderer maksimalt 15 kr. pr. svømmer pr. stævneafsnit til stævnekurven.
  • Det er udelukkende træneren, som afgør stævnekurvens indhold.
  1. KOST:
  • Såfremt den arrangerende klub tilbyder kost, skal dette tilbud prioriteres. Dette gælder også for nationale mesterskaber.
  • Benyttes andre muligheder, så sørg for at kosten er tilpasset svømmerne.
  • Vær opmærksom på, i hvilket omfang vi selv skal betale kost for de officials, som vi stiller med.
  1. TRANSPORT:
  • Klubben udbetaler kun kørselspenge for kørsel mellem Universitetet/Svømmernes hus og stævneafholdelsesstedet. Hvis gåafstanden mellem stævnehal og overnatningssted er mere end 2 km, udbetales der også kørselspenge for denne del af transporten.
  • Antallet af biler, der gives kørselspenge til, er lig det totale antal personer, som skal med til stævnet, divideret med fire og rundet op til nærmeste hele tal. Det totale antal personer er lig summen af antal svømmere, officials, trænere, holdledere og antal chauffører.
  • Kun de chauffører, som er angivet i budgettet, kan få udbetalt kørselspenge.
  • Der gives kørselspenge til én tur frem og tilbage pr. bil.
  • Til stævner på Fyn gives der ikke kørselspenge.
  • Overnatning og bespisning af chauffører medregnes i budgettet. Alternativt tilbydes chauffører uden andre stævneopgaver kørselspenge for én ekstra tur frem og tilbage.
  • Hvis træneren bidrager med egen bil til transporten, indgår denne på lige fod med de øvrige biler i forhold til kørselspenge.
  • Klubben benytter statens laveste takst til beregning af kørselspenge. Kopi af ruten (Krak eller Google Maps) vedlægges refusionsbilaget.
  • Det er udelukkende det pågældende hold selv, der har ansvaret for at komme til stævne.
  • Transport i lejet bus benyttes kun i nødstilfælde, da det er dyrere end transport i egne biler.
  • Klubben ser dog gerne én fælles bus for alle Fyns deltagere til unionsmesterskaberne. I så fald betaler klubben for bussen.
  • Klubben refunderer også udgifter til bro, parkering og offentlig transport i stævnebyen, hvis det er aktuelt.
  1. EGENBETALING:
  • Egenbetalingen for deltagelsen i et stævne, som ikke er et unionsmesterskab, er stævnets totale udgifter anført i budgettet delt ud på det antal svømmere, som er anført i budgettet.
  • For unionsmesterskaber er egenbetalingen lig 350 kr. ganget med (antal overnatninger plus én). Dvs. ved f.eks. to overnatninger er egenbetalingen 3x350 kr.
  • Egenbetalingen pålægges kun svømmerne.
  • Egenbetalingen sættes op i Conventus af klubchefen og betalingen sker via klubbens hjemmeside.
  • Som udgangspunkt er egenbetalingen af samme størrelse for alle deltagere, men aftale om nedsat egenbetaling for en svømmer, som kun kan deltage i begrænset omfang, kan laves med klubchefen, hvis det endelige budget endnu ikke er lagt. Det er alene svømmeren/forældrene, der tager initiativ til en aftale og en sådan kan kun indgåes, hvis aftalen kan administreres gnidningsfrit.
    Den pågældende svømmer kan eventuelt holdes uden for budgettet og svømmeren/forældrene skal i så fald selv tage initiativ til at lave aftaler om kørsel, kost og logi.
  1. REFUSION:
  • Fristen for indsendelse af refusion for udlæg og kørsel, i forbindelse med et stævne, er 14 dage efter stævneslut. Kontakt kassereren, hvis fristen ikke kan overholdes.
  • Klubbens refusionsbilag skal benyttes (se hjemmesiden) og bilaget samt kopi af kvitteringer m.m. indsendes til Kassereren i pdf-format.
  • Overskrides fristen, udbetales der ikke refusion, med mindre man har aftalt andet med kassereren.
  1. AFBUD:
  • Kun træneren kan tage imod tilmeldinger/afmeldinger til et stævne.
  • Som udgangspunkt refunderes egenbetalingen ikke, hvis tilmelding til stævnet allerede er foretaget.
  • Eventuel refundering af dele af egenbetalingen til stævnet aftales med klubchefen, og vil kun kunne lade sig gøre i det omfang det er muligt at få nedsat klubbens betaling for deltagelse i stævnet pga. afbuddet.
© H2Odense 2019